Архив документов о приемке в ЕИС: порядок для поставщика

Документ о приемке со статусом «Отказано при рассмотрении» входит в расчет общего количества, объема и стоимости заактированных ТРУ в ГИС ЕИС ЗАКУПКИ. Старый документ, оставшийся в рабочей цепочке, может занять объем по контракту и повлиять на дальнейшее оформление исполнения.

Сначала проверяют, относится ли документ к поставке

Актуальная версия требует исправления. Поставщик формирует его с учетом замечаний, полученных при рассмотрении, и корректирует существенные либо несущественные условия. Категория исправления выбирается по характеру данных, которые нужно поменять.

Для проверки открывают сам документ, уведомление об уточнении и сведения по позициям контракта. Особое внимание нужно уделить количеству, стоимости и первичным реквизитам. После отправки исправления поставщик следит за статусом новой версии.

Архив освобождает объем ТРУ

Если версия утратила связь с фактической приемкой, ЕИС позволяет перевести ее в статус «Архив». Система высвобождает количество или объем ТРУ, указанный в документе. Это дает возможность продолжить оформление по актуальным сведениям без учета ошибочной версии в общих показателях.

Решение об архивировании стоит принимать после сверки с контрактом и документами сторон. Версия, по которой продолжается приемка, остается рабочей и проходит через исправление.

Цепочка перемещается целиком

Исходный документ может иметь несколько исправлений. При архивировании ЕИС обрабатывает всю цепочку вместе. Операция становится доступной, когда исходный документ и каждое его исправление находятся в статусе «Отказано при рассмотрении».

Одна версия с иным статусом меняет сценарий. Поставщику нужно установить, какой документ сейчас участвует в процессе, и завершить работу с ним в соответствии с его состоянием.

Что контролирует заказчик

Заказчик сверяет поступившую версию с фактическим исполнением и своими замечаниями. После действий поставщика полезно проверить общий объем и стоимость по контракту. Расхождение в остатках может указывать на отклоненный документ, который по-прежнему учитывается системой.

В закупочном досье стоит отметить номер обработанной версии. Это упростит проверку хронологии, когда к одной приемке создано несколько исправлений.

Публикация ГИС ЕИС

Разъяснение размещено в официальном канале ГИС ЕИС ЗАКУПКИ. Система также направляет пользователей к материалам Базы знаний личного кабинета, где описана работа функционала.